Anwendungsbeispiele für Funktionen des CIB pdf brewer

Der CIB pdf brewer verfügt über einen Vielzahl von Funktionen, welche im Laufe der Jahre immer wieder erweitert wurden. An dieser Stellen möchten wir Ihnen einige dieser Funktionen zeigen und deren Anwendung anhand von praxisnahen Beispielen vorstellen.


1. Beispiel - Das Einbetten von Schriften und Hinzufügen von Briefpapier 

2. Beispiel- Erstellung eines kleinen, geschützten PDF Dokuments mit Hyperlinks

3. Beispiel- Erstellung eines Dokuments aus mehreren einzelnen PDF Dokumenten

 

 

Beispiel 1 - Das einbetten von Schriftarten

Teil1 - Schriften einbetten
Aus stilistischen Gründen ist es manchmal notwendig unterschiedliche Schriftarten in einem Dokument zu verwenden. In unserem Beispiel handelt es sich um die Schriftarten Calibri, Times New Roman und Arial Unicode MS.

Damit beim Verschicken das von Ihnen gestaltete PDF-Dokument beim Empfänger auch so ankommt, wie Sie es gestaltet haben, empfiehlt sich die Einbettung der verwendeten Schriftarten.

Warum empfiehlt sich das? Wenn auf dem Empfänger-System eine von Ihnen verwendete Schriftart nicht vorhanden ist, wird diese durch eine dort installierte Schriftart ersetzt. Dabei kann es aufgrund unterschiedlicher Zeichenbreiten zu Verschiebungen im Dokument kommen.

Zum Einbetten der Schriftarten gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die CIB pdf brewer Einstellungen in MS Word über das Microsoft Word Add-in des CIB pdf brewer


2. Klicken Sie in der Cockpitansicht des CIB pdf brewer auf "Schriftarten" 


3. Wählen Sie jetzt "alle verwendeten Schriftarten einbetten" aus.

4. Beachten Sie bitte in dem Zusammenhang Ihre Lizenzvereinbarung mit dem Lizenzgeber der Schriftarten.

 

Teil 2 - Hinzufügen von Briefpapier
 Als Voraussetzung hierfür benötigen Sie ein bereits bestehendes Briefpapierdokument im PDF-Format , welches Sie selbstverständlich auch mit dem CIB pdf brewer erstellen können. 

Hinweis:
Achten Sie darauf, dass Ihr Briefpapier und das Dokument, das Sie gerade bearbeiten, das gleiche Seiten-Format besitzen, z.B. A4. Sie können z.B. kein A3-Briefpapier für ein A4-Dokument verwenden und umgekehrt. Grundsätzlich können jedoch alle Seiten-Formate (Größen) verarbeitet werden, sofern sie für Dokument und Briefpapier identisch sind.

5. Zum hinzufügen des Briefpapiers klicken Sie jetzt bitte auf Cockpit. Sie sehen dort, dass Änderungen an den Schriftarten vorgenommen wurden. Wählen Sie im Cockpit bitte "Hintergrund" aus.

6. Haken Sie hier das Auswahlfeld "Briefpapier verwenden" an und klicken Sie auf "Hinzufügen". Sie können nun das von Ihnen gewünschte PDF Dokument als Briefpapier auswählen.

7. Nach der Auswahl des Briefpapiers erhalten Sie eine Auswahl von verschiedenen Briefpapieroptionen. Da wir in unserem Beispiel nur einseitiges Briefpapier verwenden, ist die Auswahl des ersten Auswahlfeldes korrekt. Sie haben die Möglichkeit unter Beschreibung noch einen sprechenden Namen für Ihr Briefpapier auszuwählen.

8. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen  mit OK und kehren Sie damit auf Ihre MS Word Oberfläche zurück.

9. Um aus Ihrem  MS Word Dokument ein PDF Dokument mit Briefpapier zu erzeugen, klicken Sie auf das mit Pfeilen versehene Diskettensymbol, bitte wählen Sie  Speicherort und Speichernamen des Dokuments aus.

10. Das von Ihnen erstellte Dokument, das aus Ihrem Anschreiben und dem von Ihnen hinterlegten Briefpapier besteht, wird nun angezeigt.

Sie können jetzt über ihre PDF-Anzeigeapplikation prüfen, dass alle verwendeten Schriftarten eingebettet sind.

In CIB Image können Sie dies unter Anzeige/ Eigenschaften /Schriftarten prüfen.

CIB Image ist sowohl für den privaten als auch für den kommerziellen Einsatz kostenlos.

 

Beispiel 2 - Erstellung eines kleinen, geschützten PDF Dokuments mit Hyperlinks

Es wird ein PDF Dokument erstellt, das die folgenden Eigenschaften  besitzt:

  • Im Original enthaltene Hyperlinks sollen auch im PDF Dokument klickbar sein.
  • Das PDF sollte nicht zu groß werden, um es ggf. auf Websites zum Download anbieten zu können.
  • Der Inhalt des PDF Dokumentes soll gegen Veränderungen geschützt sein, nur das Vorlesen durch Sprachausgabesoftware soll aus Gründen der Barrierefreiheit erhalten bleiben.

1. Öffnen Sie die CIB pdf brewer Einstellungen in MS Word über das Add-in

2. Klicken Sie in der Cockpitansicht auf "Links/Anlagen"

3. Wählen Sie das Auswahlfeld "Links in gedrucktem Text erkennen" an.

4. Klicken Sie in der Bereichsansicht auf "Dateigröße"

5. Verschieben Sie jetzt den Schieberegler auf die Position "Optimiert für Internet" um eine Grafikgrößenreduzierung zu erhalten

6. Klicken Sie in der Bereichsauswahl auf "Sicherheit"

7. Wählen Sie hier ein Passwort und Sicherheitseinstellungen aus. Wir möchten hier nur das "Vorlesen für Sprachausgabeprogramme zur Barrierefreiheit" und das "Drucken zulassen".

8. Bestätigen Sie mit OK.                                                                          

9. Um aus Ihrem  MS Word Dokument ein PDF Dokument zu erzeugen, klicken Sie jetzt auf das mit Pfeilen versehene Diskettensymbol und wählen Speicherort und Speichername des Dokuments aus.

10. Das von Ihnen erstellte Dokument wird nun angezeigt.

 

 

Beispiel 3 - Erstellung eines Dokuments aus mehreren einzelnen PDF Dokumenten

Es wird dargestellt, wie mehrere PDF Dokumente, z.B. für eine Bewerbung, zu einem PDF zusammengefasst werden.

1. Entscheiden Sie, an welches PDF-Dokument die restlichen Dokumente angehängt werden sollen (Hauptdokument - erste Seite)

2. Öffnen Sie das PDF-Dokument, welches angehängt werden soll, durch Doppelklick oder der Funktion "Öffnen mit"
(In unserem Beispiel ist das Hauptdokument "Bewerbung.pdf" und das anzufügende Dokument "ZEUGNIS 3.pdf")

3. Wählen Sie über das Systemmenü des jeweiligen Anzeigeprogramms "Drucken" aus.

4. Es öffnet sich  ein Druckdialog. Bestätigen Sie mit "OK". Falls der CIB pdf brewer nicht als Standarddrucker eingestellt ist, wählen Sie ihn über "Drucker" -> "Name" -> CIB pdf brewer aus.

5. Nachdem der Vorgang bearbeitet wurde, erhalten Sie eine Anfrage, wo das Dokument gespeichert werden soll. Markieren Sie das Hauptdokument und bestätigen Sie mit "Speichern".

6. Ein Hinweis Fenster des CIB pdf brewer erscheint. Wählen Sie "an vorhandene Datei anhängen".
Bestätigen Sie mit "OK".

7. Ihre Dokumente werden nun als einzelnes, zusammengehängtes Dokument angezeigt.

Diese Schritte können mit allen PDF-Dokumenten beliebig oft wiederholt werden.