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Automatização

Gestão de documentos

Vantagens

Trabalhar a partir de qualquer lugar
Preenchimento do ficheiro eletrónico
Redução das descontinuidades dos meios
Poupança de tempo e de papel
Eliminação de contratos de manutenção dispendiosos para impressoras e acessórios
Rastreabilidade graças ao histórico eletrónico fornecido
Escritórios sem impressoras para um ambiente de trabalho mais saudável

Descreva as suas necessidades e benefície de processos de trabalho eficientes graças à digitalização e à automatização.

Automatização de processos para um serviço ao cidadão mais eficiente na Agência Fiscal de Karlsruhe

Para a Repartição de Finanças Regional de Karlsruhe, os processos internos em papel relativos à correspondência recebida e enviada aos cidadãos deviam ser parcialmente automatizados e normalizados como parte do processo de digitalização.

No passado, todos os documentos recebidos e enviados eram impressos no local de trabalho, circulavam e eram arquivados em dossiers de papel, mas agora tudo isto deverá ser completamente digitalizado. Os processos de aprovação baseados em papel também devem ser tornados mais eficientes através da digitalização.

Ao introduzir um sistema de workflow, a tónica deve ser colocada na especificação de processos internos definidos. O sistema deve assegurar e orquestrar automaticamente estes processos. Por exemplo, num processo de saída de correspondência , deve ser sempre atribuído exatamente ao funcionário responsável por essa tarefa.

A nossa solução: o kit de soluções CIB com CIB flow

Para responder a estes requisitos, foi introduzida a plataforma de gestão de workflow CIB flow. Para o efeito, foram desenvolvidos processos em conjunto com os especialistas de cada departamento, que têm sido objeto de um acompanhamento contínuo desde então.

Processos implementados

Standard workflow com outputs, incluindo impressão centralizada, DIVA

Aprovação e expedição de documentos através do centro de impressão e expedição de Karlsruhe.

Se o cidadão tiver concordado com a notificação eletrónica através da ELSTER, não há necessidade de impressão em papel e a notificação é feita como um ato administrativo digital através da ELSTER. Para os funcionários, a apresentação é feita sem papel no GDA e apresentada no processo eletrónico.
Formulário de contacto

Os documentos recebidos dos cidadãos com anexos de documentos são preparados e atribuídos diretamente no sistema de workflow para o processo automatizado e para o processamento.
Serviço público

As notificações aos cidadãos com um endereço postal desconhecido são tratadas eletronicamente através de uma notificação pública no website da Agência Tributária. Esta notificação é efectuada através de uma ligação a um CMS externo.
Workflow interno

O tratamento transversal das operações dentro de uma administração fiscal ou o tratamento transversal das operações entre administrações fiscais ocorre no workflow interno em formato digital com subsequente arquivo eletrónico.
Regras de substituição

Ativação da regra de substituição pelos empregados, se necessário, tendo em conta as responsabilidades ou a proteção do acesso através da ligação a um sistema de autorização central interno.
Processo de check-out

Os extractos de caixa de um sistema interno são atribuídos em formato digital às transacções existentes no CIB flow.
Registo de empresas

Os registos comerciais transmitidos eletronicamente pelas cidades e municípios são preparados e atribuídos diretamente no CIB flow para o processo comercial e para o processamento.
Processo de intervenção do PDE

Esta é uma opção para a intervenção descentralizada do service desk, a fim de poder atribuir autonomamente tarefas existentes a novos gestores, se necessário (por exemplo, devido a uma mudança de responsabilidade ou a uma reestruturação).
Caixa de entrada de correio eletrónico

Os pedidos de informação recebidos por correio eletrónico são preparados e atribuídos diretamente no sistema de fluxo de trabalho para processamento e tratamento automatizados.

A ligação de todos os canais de input e output ao sistema de workflow da CIB permite uma fácil normalização do processamento e controlo do ambiente interno do sistema.

Integração perfeita

Outras aplicações-quadro, como o repositório completo de documentos e dados, o KONSENS dialogue eFile, o ELSTER (incluindo o dossier administrativo digital (DIVA) ou a linha de impressão, devem ser abordadas diretamente a partir do sistema de fluxo de trabalho. Isto também assegura uma integração perfeita no panorama do sistema existente.

A ligação de todos os canais de input e output ao sistema de workflow da CIB permite uma fácil normalização do processamento e controlo do ambiente interno do sistema.

A reutilização de módulos, por exemplo, para armazenar um documento e exibi-lo no eFile, e a dinâmica do padrão de modelação de processos BPMN utilizado significam que outros processos também podem ser facilmente integrados no sistema.

Colmatar a lacuna como uma ligação ao trabalho sem papel em qualquer lugar

Além disso, as impressões em papel ainda necessárias aos cidadãos são enviadas centralmente para o centro de impressão e expedição em Karlsruhe. O arquivamento manual em ficheiros de papel deixou de ser necessário. Os processos são tratados digitalmente em todo o lado. Assim, a possibilidade de teletrabalho para os funcionários das administrações fiscais fica mais próxima!

O QUE DIZEM OS NOSSOS CLIENTES

"Equipa ágil, fiável e competente"

Repartição de Finanças Regional de Karlsruhe

"Um enriquecimento absoluto para o trabalho móvel"

Repartição de Finanças Regional de Karlsruhe

"Graças ao CIB flow, conseguimos dar um passo significativo no sentido da digitalização."

Repartição de Finanças Regional de Karlsruhe

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