Kunde
- Oberfinanzdirektion Karlsruhe
Branche
- Verwaltung
Metriken
- 4,5 mio. Vorgänge jährlich
Automatisierung
Dokumentenmanagement
- CIB doXiview
- CIB documentServer
- CIB pdf toolbox
- CIB format, CIB merge
Vorteile
- Ortunabhängiges Arbeiten
- Vervollständigung der elektronischen Akte
- Abbau von Medienbrüchen
- Zeitersparnis und Papiereinsparung
- Wegfall teurer Wartungsverträge für Drucker und Zubehör
- Nachvollziehbarkeit durch mitgeführte elektronische Historie
- Gesundheitsfördernde Abschaffung von Druckern im Büro
Beschreiben Sie uns Ihren Anwendungsfall und freuen Sie sich auf effiziente Arbeitsprozesse mit Digitalisierung und Automatisierung!
Prozessautomatisierung für noch effizienteren Bürgerservice in der Oberfinanzdirektion Karlsruhe
Für die Oberfinanzdirektion Karlsruhe sollten im Rahmen der Digitalisierung die papiergebundenen internen Prozesse rund um den ein- und ausgehenden Schriftverkehr mit den Bürgerinnen und Bürgern teilweise automatisiert und vereinheitlicht werden.
Während in der Vergangenheit jedes ein- und ausgehende Dokument am Arbeitsplatz ausgedruckt, in den Umlauf gebracht und in Papierakten abgelegt wurde, soll dies nun vollständig digitalisiert werden. Auch die papierbasierten Freigabeprozesse sollen durch die Digitalisierung effizienter gestaltet werden.
Ein wesentlicher Fokus bei der Einführung eines Workflowsystems soll auf der Vorgabe definierter interner Abläufe liegen. Das System soll diese Prozesse automatisch sicherstellen und orchestrieren. Beispielsweise soll in einem Freigabeprozess für ausgehende Korrespondenz immer genau der Mitarbeiter einer Aufgabe zugeordnet werden, der für diese Aufgabe auch zuständig ist.
Unsere Lösung: Der CIB Lösungsbaukasten mit CIB flow
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, wurde die Workflow-Management-Plattform CIB flow eingeführt, Prozesse gemeinsam mit den fachlichen Ansprechpartnern der Organisationsabteilung entwickelt und in den letzten zwei Jahren kontinuierlich ausgebaut.
Implementierte Prozesse
Durch die Bündelung aller Eingangs- und Ausgangskanäle im Workflowsystem CIB flow ist eine einheitliche Bearbeitung und Steuerung der internen Systemlandschaft leicht möglich.
Nahtlose Integration
Weitere Rahmenapplikationen wie die Gesamtdokumenten- und Datenablage (GDA), KONSENS-Dialog eAkte (KD-eAkte), ELSTER (inkl. digitalen Verwaltungsakts (DIVA) oder die Druckstraße sollen direkt aus dem Workflowsystem angesprochen werden. Damit wurde eine nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft ebenfalls gewährleistet.
Durch die Bündelung aller Eingangs- und Ausgangskanäle im Workflowsystem CIB flow ist eine einheitliche Bearbeitung und Steuerung der internen Systemlandschaft leicht möglich.
Durch die Wiederverwendbarkeit von Bausteinen, z.B. für die Ablage eines Dokuments in der GDA und Anzeige in der KD-eAkte sowie die Dynamik des verwendeten Prozessmodellierungsstandards BPMN können auch weitere Prozesse einfach in das System integriert werden.
Lückenschluss als Bindeglied für papierloses, ortsunabhängiges Arbeiten
Zusätzlich wird der für den Bürger noch notwendige Papierausdruck zentral in Karlsruhe an das Druck- und Versandzentrum übergeben. Eine manuelle Ablage in Papierakten ist nicht mehr erforderlich. Die Vorgangsbearbeitung erfolgt durchgängig digital. Die Möglichkeit der Telearbeit für Finanzbeamte ist damit einen Schritt näher gerückt!
DAS SAGT UNSER KUNDE
