Com CIB flow está a redefinir o futuro da administração fiscal em Baden-Württemberg. Desde o verão de 2017, o projeto "Agência Fiscal do Futuro" tem impulsionado uma transformação sem precedentes em Baden-Württemberg. Com a introdução de fluxos de trabalho digitais avançados, revolucionámos os processos de trabalho nas repartições fiscais do Estado e, ao mesmo tempo, estabelecemos padrões em termos de eficiência e sustentabilidade. A nossa colaboração bem sucedida com as repartições fiscais locais demonstra de forma impressionante como a digitalização pode modernizar a administração pública e, ao mesmo tempo, poupar recursos consideráveis.
Projeto "A administração fiscal do futuro"
No âmbito do "digital@bw", a era da digitalização foi lançada em 2017 com o CIB flow em cinco repartições fiscais piloto seleccionadas. O objetivo do projeto "WoZu-Papier" (para quê papel) é transferir os processos em papel para o mundo digital. O resultado: uma mudança impressionante para a gestão eletrónica de ficheiros, que foi alargada a todas as 65 repartições fiscais do país após uma fase-piloto bem sucedida.
Vantagens e benefícios
A introdução do CIB flow marca um ponto de viragem:
- Redução drástica dos tempos de processamento
- Minimização das taxas de erro
- Aumento da satisfação dos funcionários e dos cidadãos
- Contribuição significativa para a proteção do ambiente através da redução do consumo de papel e das emissões de CO2
A introdução do CIB flow nas repartições fiscais de Baden-Württemberg traz inúmeras vantagens. A automatização de processos normalizados não só reduz drasticamente o tempo de processamento, como também minimiza a taxa de erro. Isto resulta numa maior satisfação tanto dos funcionários como dos cidadãos. Além disso, a digitalização permite um tratamento mais transparente e compreensível das questões fiscais, o que reforça a confiança na administração fiscal. CIB flow contribui para a proteção do ambiente, reduzindo significativamente o consumo de papel e as emissões de CO2.
Em números
- 65 repartições fiscais processam a correspondência digitalmente
- Mais de 5 milhões de transacções processadas digitalmente no primeiro ano
- 70 toneladas de papel poupadas no primeiro ano, o equivalente a 64 europaletes de papel.
- Redução do tempo de tratamento das notificações graças ao tratamento digital
Mais benefícios
- Possibilidade de os funcionários trabalharem a partir de casa
- Processos claramente definidos para um bom funcionamento
- Otimização dos custos graças ao controlo centralizado da linha de impressão.
Situação inicial
Anteriormente, os documentos eram impressos de forma descentralizada nas impressoras dos postos de trabalho e nas impressoras multifunções das 65 repartições fiscais, envelopados, carimbados e enviados através dos correios internos. Qualquer participação necessária do(s) supervisor(es) ou de outros serviços (por exemplo, a administração fiscal) era efectuada em papel através do correio interno. Após o envio, a cópia do processo era arquivada manualmente no processo em papel de cada pessoa.
Objetivo
O objetivo principal do projeto FiZ consistia em modernizar e digitalizar os processos de trabalho nos 15 000 locais de trabalho das repartições fiscais. Com o CIB flow,permitimos um processamento sem papel e sem descontinuidades, optimizamos os processos de trabalho e prestamos um apoio eficiente aos nossos colaboradores.
Com a introdução do CIB flow, os avisos e documentos deixaram de ser impressos e enviados localmente nos escritórios, passando a ser centralizados no centro de impressão e expedição (DVZ) do Centro Estatal de Processamento de Dados (LZfD) em Karlsruhee. Já não é necessário imprimir cópias dos processos, uma vez que os documentos são agora armazenados digitalmente no ficheiro eletrónico. Podem ser consultados em qualquer altura. Os processos de desenho e de participação foram completamente mapeados pelo sistema de workflow digital. Isto permite o processamento sem papel e sem descontinuidade de meios e apoia de forma óptimizada os funcionários nestes processos.
Implementação e desenvolvimento
O Centro de Processamento de Dados do Estado (LZfD) está a estabelecer novos padrões na administração financeira com o CIB flow. Desde Abril de 2021, que os processos de subscrição e participação são aí digitalizados, juntamente com o envio centralizado de documentos. As funções mais importantes são:
CIB flow é um marco na administração digital que melhora significativamente a eficiência e o respeito pelo ambiente nos serviços fiscais.
A Repartição Regional de Finanças de Karlsruhe confiou na competência dos nossos consultores de processos para implementar os novos processos de forma rápida e eficiente. Com os seus conhecimentos profundos e a sua vasta experiência, garantem uma integração perfeita e bem sucedida dos processos.
Resumo e análise
A introdução a nível nacional do nosso sistema de fluxo de trabalho marca um ponto de viragem na transformação digital da administração fiscal. Com mais de 5 milhões de transacções processadas digitalmente, estamos a estabelecer novos padrões:
- Eficiência sem papel: ao introduzir registos electrónicos e ao evitar impressões em papel, estamos a otimizar a utilização de recursos e os custos de correio.
- Modelo de trabalho flexível: a conceção do processo digital permite trabalhar independentemente da localização e promove o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.
- Consciência ambiental: a digitalização dos processos tradicionais já permitiu poupar vários camiões de papel e acelerar os tempos de processamento e de resposta.
O nosso empenho na inovação digital reflecte os nossos esforços para criar uma administração mais eficiente, ecológica e flexível.
Cidadãos no âmbito da OZG
A partir de 1 de janeiro de 2023, estamos preparados para oferecer todos os serviços administrativos por via eletrónica no âmbito da Lei de Acesso Online alemã (OZG), uma iniciativa para promover a administração digital. Através da otimização e expansão contínuas dos nossos processos digitais, especialmente nas repartições de fiscais, garantimos um serviço eficiente e sem problemas:
- Entrega digital: Os cidadãos beneficiam de uma entrega eletrónica de documentos mais rápida e mais ecológica.
- Conformidade com a OZG: A nossa conformidade com a OZG realça o nosso objetivo de uma administração moderna, digital e sem barreiras.
Com o nosso empenho na administração digital, facilitamos a vida quotidiana dos cidadãos e contribuímos ativamente para a digitalização da sociedade.
Quer saber como pode utilizar o CIB flow para a sua entidade pública?
Fale com os nossos especialistas em workflow e deixe-nos aconselhá-lo! Com as nossas soluções CIB, ajudamo-lo a dominar a digitalização.
