Cliente
- Finanzämter in Baden-Württemberg
Sector de atividade
- Administração pública
CCM
A solução
- Formulário de contacto automatizado
- Notificação pública digital
- Workflow interno
Vantagens e benefícios
- Redução drástica dos tempos de processamento
- Minimização das taxas de erro
- Processos claramente definidos para um bom funcionamento
- Otimização dos custos graças ao controlo centralizado da linha de impressão
- Aumento da satisfação dos funcionários e dos cidadãos
- Possibilidade de os funcionários trabalharem a partir de casa
- Contribuição significativa para a proteção do ambiente através da redução do consumo de papel e das emissões de CO2
Em números
- 65 repartições fiscais processam a correspondência digitalmente
- Mais de 5 milhões de transacções processadas digitalmente no primeiro ano
- 70 toneladas de papel poupadas no primeiro ano
- Tempo de processamento mais curto para as notificações
Descreva as suas necessidades e benefície de processos de trabalho eficientes graças à digitalização e à automatização.
Transformação digital na administração fiscal: o CIB flow revoluciona as repartições fiscais em Baden-Württemberg
Desde 2017, o projeto "Agência Fiscal do Futuro", de Baden-Württemberg tem impulsionado uma transformação digital sem precedentes. Com a introdução de fluxos de trabalho digitais avançados, as nossas soluções revolucionaram os processos de trabalho nas repartições fiscais do estado e, ao mesmo tempo, estabeleceram padrões em termos de eficiência e sustentabilidade.
O desafio
Os documentos eram impressos de forma descentralizada pelas impressoras multifunções das 65 repartições fiscais e enviados em envelopes, carimbados e expedidos através dos correios internos. Qualquer intervenção necessária do(s) fiscal(ais) ou de outros serviços (ex. tesouraria) era feita em papel através de correio interno. Após o envio, a cópia do processo era arquivada manualmente no processo em papel de cada pessoa.
Objetivo
O principal objetivo do projeto FiZ consistia em modernizar e digitalizar os processos de trabalho nos 15 000 locais de trabalho das repartições fiscais. Com o CIB flow, permitimos um processamento sem papel e sem descontinuidades, optimizamos os processos de trabalho e prestamos um apoio eficiente aos nossos colaboradores.
O nosso kit de soluções
A introdução de CIB flow nas repartições fiscais de Baden-Württemberg traz inúmeras vantagens. A automatização de processos normalizados não só reduz drasticamente o tempo de processamento, como também minimiza a taxa de erro. Isto resulta numa maior satisfação tanto dos funcionários como dos cidadãos. Além disso, a digitalização permite um tratamento mais transparente e compreensível das questões fiscais, o que reforça a confiança na administração fiscal.
Com a introdução do "WoZu-Papier" (para quê papel) , os avisos e documentos deixaram de ser impressos e enviados localmente nos escritórios, passando a ser centralizados no centro de impressão e expedição (DVZ) do Centro Estatal de Processamento de Dados (LZfD) em Karlsruhe. Já não é necessário imprimir cópias dos processos, uma vez que os documentos são agora armazenados digitalmente no ficheiro eletrónico. Podem ser consultados em qualquer altura. Os processos de desenho e de participação foram completamente mapeados pelo sistema de workflow digital. Isto permite o processamento sem papel e sem descontinuidade de meios e apoia de forma óptimizada os funcionários nestes processos.
As funções mais importantes incluem
No âmbito do "digital@bw", a era da digitalização foi lançada em 2017 com o CIB flow em cinco repartições fiscais piloto seleccionadas. O objetivo do projeto "WoZu-Papier" (para quê papel) é transferir os processos em papel para o mundo digital. O resultado: uma mudança impressionante para a gestão eletrónica de ficheiros, que foi alargada a todas as 65 repartições fiscais do país após uma fase-piloto bem sucedida.
A nossa cooperação bem sucedida com as repartições fiscais locais é uma demonstração impressionante de como a digitalização pode modernizar a administração pública e, ao mesmo tempo, poupar recursos consideráveis!
