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Beschreiben Sie uns Ihren Anwendungsfall und freuen Sie sich auf effiziente Arbeitsprozesse mit Digitalisierung und Automatisierung!

Digitale Transformation in der Finanzverwaltung: CIB flow verändert Finanzämter in Baden-Württemberg

Seit 2017 treibt das “Projekt Finanzamt der Zukunft” in Baden-Württemberg eine beispiellose digitale Transformation voran. Mit der Einführung fortschrittlicher digitaler Workflows haben CIB Softwarelösungen die Arbeitsprozesse in den Finanzämtern des Landes revolutioniert und gleichzeitig Maßstäbe in Sachen Effizienz und Nachhaltigkeit gesetzt.

Die Herausforderung

Bisher wurden die Dokumente dezentral an den Arbeitsplatzdruckern und Multifunktionsdruckern in den 65 FÄ ausgedruckt und über die Hauspoststellen kuvertiert, frankiert und versandt. Die ggf. erforderliche Beteiligung des/der Dienstvorgesetzten oder anderer Stellen (z.B. Finanzkasse) erfolgte in Papierform über die Hauspost. Nach dem Versand wurde das Aktenexemplar manuell personenbezogen in der Papierakte abgelegt.

Zielsetzung

Wesentliches Ziel des Projektes FiZ war die Modernisierung und Digitalisierung der Arbeitsprozesse in den FÄ für die 15.000 Arbeitsplätze. Mit CIB flow ermöglichen wir eine papierlose und medienbruchfreie Bearbeitung, optimieren Arbeitsprozesse und unterstützen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effektiv.

Der CIB Lösungsbaukasten

Die Einführung von CIB flow in den Finanzämtern Baden-Württembergs bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Durch die Automatisierung von Standardprozessen wird nicht nur die Bearbeitungszeit drastisch verkürzt, sondern auch die Fehlerquote minimiert. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit sowohl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch der Bürgerinnen und Bürger. Zudem ermöglicht die Digitalisierung eine transparentere und nachvollziehbarere Bearbeitung von Steuerangelegenheiten, was das Vertrauen in die Finanzverwaltung stärkt. Nicht zuletzt leistet CIB flow einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz, indem der Papierverbrauch und der CO2-Ausstoß deutlich reduziert werden.

Mit der Einführung von WoZu-Papier werden die erstellten Bescheide und Dokumente grundsätzlich nicht mehr vor Ort in den FÄ, sondern zentral im Druck- und Versandzentrum (DVZ) des Landeszentrums für Datenverarbeitung (LZfD) in Karlsruhe ausgedruckt und versandt. Auf den Ausdruck der Aktenausfertigung wird verzichtet, da die Dokumente nun digital in der elektronischen Akte abgelegt werden. Dort können sie jederzeit eingesehen werden. Die Abbildung der Zeichnungs- und Beteiligungsprozesse wurde vollständig über das digitale Workflowsystem abgebildet. Damit wurde eine papierlose und medienbruchfreie Bearbeitung ermöglicht und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei diesen Prozessen optimal unterstützt.

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

  • Automatisiertes Kontaktformular

    Direkte Zuordnung von eingehenden Anfragen über die Webseiten der Finanzämter, dadurch Effizienzsteigerung und Reduzierung des Papieraufwands.

  • Digitale öffentliche Bekanntmachung

    Ersatz des herkömmlichen Aushangs durch eine elektronische Lösung mit automatisierter Archivierung nach Ablauf der Aushangfrist.

  • Interner Workflow

    Nahtlose und papierlose Abwicklung interner Vorgänge, wodurch Prozesse schneller und umweltfreundlicher werden.

Im Rahmen von “digital@bw” wurde 2017 in fünf ausgewählten Pilotfinanzämtern das Zeitalter der Digitalisierung mit CIB flow eingeläutet. Ziel des Projekts “WoZu-Papier” ist es, papiergebundene Prozesse in die digitale Welt zu überführen. Das Ergebnis: eine beeindruckende Umstellung auf elektronische Aktenführung, die nach erfolgreicher Pilotphase auf alle 65 Finanzämter des Landes ausgerollt wurde.

Unsere erfolgreiche Zusammenarbeit mit den Finanzämtern vor Ort zeigt eindrucksvoll, wie die Digitalisierung die öffentliche Verwaltung modernisieren und gleichzeitig erhebliche Ressourcen einsparen kann!

Mit Automatisierung und KI effizienter digitalisieren!