DOKUMENTENAUSTAUCH
- CIB doXigate
Durchgängig digital mit Mandanten kommunizieren: Das Online-Portal für den Dokumentenaustausch in Echtzeit.
- CIB transactProf
Das Portal für effiziente Abrechnungsprozesse
CIB transactProf ist das webbasierte Auftragsportal für Sparkassen und Immobilienvermittlungsgesellschaften. Es bildet Courtagen, Provisionen und Abrechnungen im Immobilienhandel digital ab – automatisiert, transparent und revisionssicher.
- Prozessgeführte und teilautomatisierte Abrechnungsworkflows
- Nahtlose Integration in vorhandene Buchhaltungssysteme
- Einfache Nutzung direkt im Browser – ohne Softwareinstallation
- Datenschutzkonform und revisionssicher
Im digitalen Auftragsportal Courtagen und Provisionen automatisiert abrechnen
Das webbasierte Auftragsportal CIB transactProf stellt Sparkassen und Immobilienvermittlungsgesellschaften eine zentrale, sichere und nutzerfreundliche Plattform zur Verfügung, um auftragsbezogene Prozesse im Immobilienhandel digital abzubilden. Der Fokus liegt auf der Vereinheitlichung wiederkehrender Abläufe, der Reduzierung manueller Tätigkeiten und der Schaffung durchgängiger Transparenz.
Ein zentraler Anwendungsbereich ist die Verwaltung von Courtagerechnungen und Provisionsverteilungen. Diese Prozesse sind häufig komplex und zeitaufwendig. Durch die digitale Abbildung im Auftragsportal lassen sich Abrechnungen standardisieren, Freigaben strukturiert steuern und alle Vorgänge revisionssicher dokumentieren.
Funktionen
Auftragsmanagement
Aufträge werden aus den Vorsystemen übernommen und können anschließend vom zuständigen Personal geprüft und bearbeitet werden.
Automatische Validierung
Um den manuellen Aufwand zu reduzieren, werden Daten mittels konfigurierbarer Regeln automatisch geprüft.
Prozesssteuerung
Workflows werden mithilfe zentraler und standardisierter Vorlagen gesteuert.
Integration der Buchhaltungssysteme
Alle relevanten Finanzdaten werden zentral erfasst, verarbeitet und nahtlos in die Buchhaltung überführt.
Datenschutz
Personenbezogene Daten werden nur während der Verarbeitung im System gespeichert. Nach Übergabe an nachverarbeitende Systeme erfolgt keine weitere Speicherung.
Dokumentenerstellung
Dokumente werden kanalgerecht über die CIB-Postversandlösung CIB fairBrief oder per E-Mail (SMTP/MS Graph) erzeugt und an die entsprechenden Empfänger weitergeleitet.
Mit über 0 Endanwendern im Einsatz!
Prozesse im Auftragsportal
Automatisierte Prozesse ermöglichen eine klare Strukturierung der Abläufe.
Auftrag
Provisionsanfragen und Courtageanforderungen werden in strukturierte Aufträge überführt und lösen Abrechnungs- und Provisionsflüsse aus.
Rechnung
Rechnungen werden automatisch erstellt und versendet; Stornierungen und Berichtigungen werden systemgestützt abgearbeitet.
Provision
Jede Provision folgt einem eigenen Workflow zur strukturierten Verwaltung von Zahlungen und Vorschüssen (Diskont).
Forderung, Mahnung
Bei überfälligen Rechnungen werden definierte und individuell anpassbare Maßnahmen automatisch ausgelöst.
Versand
Der Versand von Dokumenten erfolgt über die vorhandenen Ausgabekanäle.
Inkasso und Rechtsverfolgung
Für Aufträge, deren Rechnung sich im Inkasso befindet, wird ein Inkassoprozess gestartet, der frei wählbare Aktionen umfasst (ein- und ausgehende Schreiben, Mahnbescheid, Gerichtskosten erfassen u. v. m.).
Wartung, Eskalation und Wiedervorlage
Werden Aufträge abgelehnt oder kommen Rechnungen in Verzug, startet ein Prozess der Nachverfolgung. Einreicher und Vermittlungsstelle werden per E-Mail informiert; nach einer konfigurierbaren Wartezeit wird die Aufgabe als Wiedervorlage erneut vorgelegt.
Unvollständige Aufgaben erzeugen automatische Benachrichtigungen und werden bei Bedarf weitergeleitet.
Erinnerungen und Weiterleitung
Unvollständige Aufgaben erzeugen Benachrichtigungen und werden automatisch weitergeleitet.
Anwendungsfälle
Tagesgeschäft und Verwaltung
- Posteingang
- Postausgang Omnikanal
- Auftragsverarbeitung
- Stammdatenpflege
- Statistiken
Anwendungsfälle
Abrechnungen und Provisionen
- Monatliche Abrechnungen
- Rechnungsverarbeitung
- Courtageanforderung
- Provisionsauszahling
- Zinzen- und Mahngebüharenerfassung
- Forderung und Forderungsstand
Anwendungsfälle
Inkasso und Rechsverfolgung
- 1. Mahn- und Vollstreckungsbescheid
- 2. Pfändung
- 3. Vermögensauskunft
- 4. Insolvenzverfahren
- 5. Ratenzahlungsvereinbarung
- 6. Gerichtsverhandlung und Urteil
Prozessautomatisierung im Immobilienvermittlungsgeschäft mit CIB seven
Die integrierte BPM-Engine CIB seven automatisiert die zentralen Geschäftsprozesse im Auftragsportal. Wiederkehrende Abläufe wie Abrechnungsläufe, Prüf- und Freigabeschritte oder Statusänderungen werden regelbasiert ausgeführt. Dadurch verkürzen sich Durchlaufzeiten und operative Risiken werden reduziert.
CIB seven orchestriert alle Prozessschritte und sorgt für eine konsistente Ausführung – auch bei steigendem Auftragsvolumen. So entsteht eine skalierbare und wartungsarme Lösung, die Abrechnungs- und Verwaltungsprozesse nachhaltig unterstützt.
Sparkassen-Immobilien-Vermittlungs-GmbH
Bayern
Die Sparkassen-Immobilien-Vermittlungs-GmbH in Bayern, mit Sitz in München, ist der führende Immobilienmakler in der Region. Als Tochterunternehmen der bayerischen Sparkassen und der LBS vermittelt sie seit über 50 Jahren Wohnimmobilien. Sie ist Teil des größten Maklerverbunds in Deutschland, der über ein sehr großes Netzwerk verfügt.
Hessen-Thüringen
Die Sparkassen-Immobilien-Vermittlungs-GmbH in der Region Hessen-Thüringen arbeitet eng mit den lokalen Sparkassen zusammen. Während überregionale Einheiten oft ihren Sitz in München haben, sind die für Hessen und Thüringen spezifischen Dienstleistungen in den Verbundstrukturen der Landesbank Hessen-Thüringen (Helaba) oder den jeweiligen Sparkassen vor Ort verankert.
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