Kunde
- Landeshauptstadt München
Branche
- Öffentliche Verwaltung
CCM
- CIB coSys
- CIB documentserver
Lösung
- Migration von Millionen von Vorlagen
- Zentralisierung der Vorlagenverwaltung
- Transformation zu Microsoft Office
- Prozessorientiertes Arbeiten
- Barrierefreie Digitalisierung
Kennzahlen
- Von 200.000 auf 25.000 Vorlagen in nur zwei Monaten
- 8,8/10 Migrationsprozess-Note
- Von 10.000 Beamten benutzt
- 17.000 WollMux Vorlagen in Migrationsprozess
- Erfolgreiche Umstellung von über 2.3 Mio. Vorlagen
Beschreiben Sie uns Ihren Anwendungsfall und freuen Sie sich auf effiziente Arbeitsprozesse mit Digitalisierung und Automatisierung!
Vorlagenverwaltung in allen Referaten der Landeshauptstadt München mit CIB coSys
München ist die Hauptstadt des Freistaats Bayern und die drittgrößte Stadt Deutschlands. Sie ist eine kommunale Selbstverwaltung und in verschiedene Stadtbezirke unterteilt. Neben den Bezirksausschüssen gibt es 15 verschiedene Referate, die als Ansprechpartner für Unternehmen und Bürger dienen. Diese Referate sind unter anderem für Arbeit und Wirtschaft, Stadtplanung und Bauordnung, Bildung und Sport, Gesundheit und Umwelt, Soziales sowie Kultur und Tourismus zuständig.
Die Herausforderung
Die Digitalisierung eröffnet München neue Chancen, stellt aber auch Herausforderungen dar, wie eine effiziente Verwaltung, eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie sowie die Digitalisierung von Arbeitsplätzen. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, suchte die Stadt 2019 einen IT-Partner, der sie bei der Transformation und Verwaltung von Dokumentenvorlagen unterstützt. Kernziele dabei waren die Zentralisierung der Vorlagen, prozessorientiertes Arbeiten und barrierefreie Digitalisierung.
Der CIB Lösungsbaukasten
Nach Abschluss des Ausschreibungsprozesses erhielt unsere effiziente Digitalisierungsstrategie mit CIB coSys den Zuschlag der Stadt München. Die Kombination mit der hochperformanten Softwarekomponente CIB documentserver ermöglicht eine durchweg zentrale und effiziente Vorlagen- und Dokumentenverarbeitung. Unsere leistungsfähigen Funktionen zur Hochkomprimierung, Langzeitarchivierung und Erzeugung von universell barrierefreien PDF/UA-Dokumenten trugen zu einer abgerundeten Gesamtlösung bei.
Erreichte Ziele und Meilensteine
Seit November 2020 ist CIB coSys mit seinen Zusatzmodulen als zentrale Vorlagenverwaltung und Output-Management erfolgreich in die Anwendungslandschaft implementiert worden. Alle Dokumente werden nun effizient, barrierefrei und zukunftssicher digital erstellt. Folgende Ziele und Meilensteine wurden seitdem erreicht:
DAS SAGT UNSER KUNDE
Zertifizierte barrierefreie Nutzung
Effizientes Output-Management
Omnikanal-Kommunikation
Ohne Installation mittels Browser nutzbar
Rechtssichere Dokumenten-Erstellung
Trennung von Layout und Text
Suche, Reports und Protokolle
Zwischenspeichern von Vorlagenentwürfen und Dokumenten
Integration in bestehende IT- Infrastrukturen
Beratung und Unterstützung bei der Migration
Revisionssichere Vorlagenverwaltung
Erzeugung von barrierefreien Dokumenten ohne Expertenwissen
