SERVER SOLUTION
- CIB documentServer
The server-based solution for creating and efficiently processing large volumes of documents.
- CIB transactProf
Das Portal für effiziente Abrechnungsprozesse
CIB transactProf ist das webbasierte Auftragsportal für Sparkassen und Immobilienverwaltungen. Es bildet Courtagen, Provisionen und Abrechnungen im Immobilienhandel digital ab – automatisiert, transparent und revisionssicher.
- Prozessgeführte und teilautomatisierte Abrechnungsworkflows
- Nahtlose Integration in vorhandene Buchhaltungssysteme
- Einfache Nutzung direkt im Browser – ohne Softwareinstallation
- Datenschutzkonform und revisionssicher
Im digitalen Auftragsportal Abrechnungen und Provisionen automatisiert verwalten
Das webbasierte Auftragsportal CIB transactProf stellt Sparkassen und Immobilienverwaltungen eine zentrale, sichere und nutzerfreundliche Plattform zur Verfügung, um auftragsbezogene Prozesse im Immobilienhandel digital abzubilden. Der Fokus liegt auf der Vereinheitlichung wiederkehrender Abläufe, der Reduzierung manueller Tätigkeiten und der Schaffung durchgängiger Transparenz.
Ein zentraler Anwendungsbereich ist die Verwaltung von Courtagerechnungen und Provisionsabrechnungen. Diese Prozesse sind häufig komplex und zeitaufwendig. Durch die digitale Abbildung im Auftragsportal lassen sich Abrechnungen standardisieren, Freigaben strukturiert steuern und alle Vorgänge revisionssicher dokumentieren.
Prozessautomatisierung im Immobilienhandel
mit CIB seven
Die integrierte BPM-Engine CIB seven automatisiert die zentralen Geschäftsprozesse im Auftragsportal. Wiederkehrende Abläufe wie Abrechnungsläufe, Prüf- und Freigabeschritte oder Statusänderungen werden regelbasiert ausgeführt. Dadurch verkürzen sich Durchlaufzeiten und operative Risiken werden reduziert.
CIB seven orchestriert alle Prozessschritte und sorgt für eine konsistente Ausführung – auch bei steigendem Auftragsvolumen. So entsteht eine skalierbare und wartungsarme Lösung, die Abrechnungs- und Verwaltungsprozesse nachhaltig unterstützt.
Functions
Order management
Aufträge werden aus den Vorsystemen übernommen und können anschließend vom zuständigen Personal geprüft und bearbeitet werden.
Automatic validation
Um den manuellen Aufwand zu reduzieren, werden Daten mittels konfigurierbarer Regeln automatisch geprüft.
Process control
Workflows werden mithilfe zentraler und standardisierter Vorlagen gesteuert.
Integration der Buchhaltungssysteme
Alle relevanten Finanzdaten werden zentral erfasst, verarbeitet und nahtlos in die Buchhaltung überführt.
Privacy Policy
Personenbezogene Daten werden nur während der Verarbeitung im System gespeichert. Nach Übergabe an nachverarbeitende Systeme erfolgt keine weitere Speicherung.
Document generation
Dokumente werden kanalgerecht über die CIB-Postversandlösung CIB fairBrief oder per E-Mail (SMTP/MS Graph) erzeugt und an die entsprechenden Empfänger weitergeleitet.
Processes in the order portal
Automatisierte Prozesse ermöglichen eine klare Strukturierung der Abläufe.
Auftrag
Provisionsanfragen und Courtageanforderungen werden in strukturierte Aufträge überführt und lösen Abrechnungs- und Provisionsflüsse aus.
Rechnung
Rechnungen werden automatisch erstellt und versendet; Stornierungen und Berichtigungen werden systemgestützt abgearbeitet.
Provision
Jede Provision folgt einem eigenen Workflow zur strukturierten Verwaltung von Zahlungen und Vorschüssen (Diskont).
Forderung, Mahnung
Bei überfälligen Rechnungen werden definierte und individuell anpassbare Maßnahmen automatisch ausgelöst.
Versand
Der Versand von Dokumenten erfolgt über die vorhandenen Ausgabekanäle.
Inkasso
Für Aufträge, deren Rechnung sich im Inkasso befindet, wird ein Inkassoprozess gestartet, der frei wählbare Aktionen umfasst (ein- und ausgehende Schreiben, Mahnbescheid, Gerichtskosten erfassen u. v. m.).
Wartung, Eskalation und Wiedervorlage
Werden Aufträge abgelehnt oder kommen Rechnungen in Verzug, startet ein Prozess der Nachverfolgung. Einreicher und Vermittlungsstelle werden per E-Mail informiert; nach einer konfigurierbaren Wartezeit wird die Aufgabe als Wiedervorlage erneut vorgelegt.
Unvollständige Aufgaben erzeugen automatische Benachrichtigungen und werden bei Bedarf weitergeleitet.
Erinnerungen und Weiterleitung
Unvollständige Aufgaben erzeugen Benachrichtigungen und werden automatisch weitergeleitet.
Use cases with CIB transactProf
Tagesgeschäft und Verwaltung
- Incoming mail
- Postausgang Omnikanal
- Order processing
- Master data maintenance
- Statistics
Abrechnungen und Provisionen
- Monatliche Abrechnungen
- Invoice processing
- Brokerage fee request
- Provisionsauszahling
- Zinzen- und Mahngebührenerfassung
- Claim and claim status
Inkasso und Rechsverfolgung
- 1. Mahn- und Vollstreckungsbescheid
- 2. Pfändung
- 3. Vermögensauskunft
- 4. Insolvenzverfahren
- 5. Ratenzahlungsvereinbarung
- 6. Gerichtsverhandlung und Urteil
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